La reconnaissance en tant qu’Organisation de Jeunesse entraîne une série d’obligations administratives pour les associations.
Bien évidemment, étant subsidiées par les pouvoirs publics, il est essentiel qu’un certain contrôle s’exerce sur ces dernières afin de pouvoir juger de l’utilisation des subsides publics attribués. Les Organisations de Jeunesse ne sont d’ailleurs pas réfractaires à un contrôle et sont même parfois en demande d’un suivi plus récurrent des services de l’inspection qui leur permettrait d’évaluer leurs actions et leur mode de fonctionnement. A contrario, les nombreuses démarches administratives constituent un frein au développement des activités de terrain auprès de jeunes. Il convient donc de mettre en place une véritable simplification administrative permettant à la fois aux services publics d’effectuer leur travail de contrôle du respect des normes imposées par le décret, aux OJ de dégager du temps auprès des jeunes et aux deux parties de pouvoir évaluer les modes d’action afin d’améliorer la qualité du travail.
Cela passe selon nous par des tâches administratives pertinentes. Chaque année, les OJ sont tenues de rendre auprès du Service Jeunesse un rapport d’activités détaillant leur travail de l’année écoulée. La forme de ce document est libre et aucun canevas n’est imposé aux associations. Bien souvent d’ailleurs, il s’agit d’une tâche administrative remplie presque de manière récurrente sans autre objectif que celui de réaliser une tâche administrative obligatoire. Il convient de transformer cette contrainte en opportunité. Conférer une standardisation à ces rapports d’activités et leur accorder un plus grand suivi par le Service Général d’Inspection de la Culture permettrait aux OJ de s’évaluer de manière plus régulière, mais également de répondre aux problématiques inhérentes à une reconnaissance quadriennale.
Tous les 4 ans, les OJ doivent déposer un plan quadriennal leur permettant de renouveler leur agrément (et donc leurs subsides) pour les quatre prochaines années. Cette procédure est grandement critiquée pour sa forme tant par les OJ que par l’administration et l’inspection. Si les OJ considèrent ce plan quadriennal comme un outil de pilotage associatif efficace, une sur deux déclare éprouver des difficultés dans la rédaction de celui-ci. La lourdeur et la répétition des documents à rendre sont régulièrement pointées comme un point noir des dossiers d’agrément. Il conviendrait de travailler à une simplification des formulaires que les OJ doivent rendre dans le cadre de leur demande quadriennale. Ainsi, il y a, selon nous, un besoin criant de passer à un formulaire en ligne. Six formulaires distincts en fonction du type d’OJ devraient être mis en place dans le cadre de ces demandes.
Penser la simplification administrative doit se faire de front avec une réflexion sur la durée de la reconnaissance des agréments. Cette planification pluriannuelle de 4 ans est d’ailleurs perçue par une partie des OJ comme artificielle. En effet, cette division pluriannuelle ne s’adapte pas toujours à la réalité que vivent les associations ni aux objectifs de participation des jeunes. S’il convient de maintenir un rythme pluriannuel dans la reconnaissance des OJ, il serait possible d’envisager une adaptation à la réalité de chaque OJ. Chacune d’entre elles pourrait choisir le découpage qui lui convient (en année civile ou année scolaire). Cela aurait également l’avantage de ne pas surcharger l’administration en étalant l’analyse des dossiers dans le temps.